Evernote como herramienta de productividad

Desde hace cerca de 10 años tuve mi primer acercamiento a Evernote y mi primera impresión fue que era un bloc de notas adicional al que tenía mi Windows de esa época. En ese momento no le dí mucha importancia a lo que esta nueva aplicación podía hacer y lo usaba muy poco, principalmente para tomar notas básicas sin mayor complejidad y dejé esta aplicación de lado. Fue a comienzos del 2016 cuando retomé mis pasos con Evernote y pensé en darle una oportunidad a esta aplicación como mi asistente en mi camino por el mundo de la productividad y ha sido hasta el momento, una de las mejores decisiones que he podido tomar ya que se ha convertido en una de mis herramientas de cabecera para mantener mi productividad al máximo.
Actualmente utilizo la versión Evernote 6.13.3 en mi Mac OS High Sierra 10.13.2, así como las versiones móviles en mi iPhone y mi iPad con iOS 11.2.1 y la versión para Apple Watch.
 
Mi forma der gestionar las notas que tengo en Evernote, es mediante etiquetas y cuadernos (Notebooks), los cuales en mi caso los tengo clasificados de acuerdo a los temas que requiero para mi vida personal y profesional, por ejemplo: Salud, Finanzas, Blog, Casa, Material de consulta, Intereses, Tarjetas de presentación, Productividad, Project Management, Trabajo, etc.
Las etiquetas (Tags) son una parte importante en la gestión de notas ya que permiten ser un índice que facilite las opciones de búsqueda de las notas que se encuentran en los cuadernos. La clasificación de las notas por medio de etiquetas me facilita el aplicar el método GTD (Getting Things Done) para optimizar mi productividad diaria, entre mis etiquetas tengo las siguientes: .referencia, .estudio, finanzas, salud, trabajo, ver, leer, revisar, etc. De esta manera puedo organizar las notas en las que almaceno los videos que voy a ver más tarde (tag: ver), los artículos que me interesa leer después (tag: leer), los artículos o documentos pdf que quiero conservar como material de consulta (tag: .referencia), entre otras opciones. Cada vez que creo una nueva nota en Evernote, la nombro con la siguiente estructura: mes, día, año – Nombre de la nota, etiquetas asociadas, y la guardo en el libro correspondiente. Por ejemplo: 01042018 – Artículo Evernote, Tag: .blog, Notebook: Blog.
 
Evernote cuenta con un excelente motor de búsqueda, el cual permite encontrar prácticamente cualquier texto dentro de cualquier nota, incluyendo aquellas notas que hemos hecho con nuestra escritura a mano, busca dentro de documentos pdf también que hayamos podido agregar a nuestras notas e incluso es capaz de encontrar texto dentro de imágenes que se encuentren adjuntas en las notas. Teniendo en cuenta este excelente motor de búsqueda, la organización de las notas por medio de las etiquetas permite que sean encontradas con mucha facilidad y rapidez.
 
Dentro de los muchos usos que le doy a mi herramienta Evernote, se encuentra el de poder utilizarlo como un gestor de contactos, gracias a su capacidad de almacenar las tarjetas de presentación. Cada vez que recibo una tarjeta de presentación le tomo una foto desde Evernote y el sistema me detecta automáticamente la mayoría de la información que contiene la tarjeta como el nombre, el cargo, la empresa, el teléfono y el correo electrónico, con una precisión casi asombrosa. Adicionalmente almacena la tarjeta como una imagen también, por lo que tengo la información de facil acceso, incluso puedo activar una llamada al contacto desde Evernote, y la tarjeta original con sus imágenes, logos, etc.
 
Otra de las funcionalidades que más aprovecho de Evernote es la que me permite crear notas desde el correo electrónico, simplemente tengo que enviar un correo electrónico a la cuenta de correo que he configurado en mi Evernote y automáticamente me crea una nota en mi Inbox (es el nombre del cuaderno que tengo por defecto para todas las notas en Evernote, antes de moverla a su cuaderno adecuado), con el asunto del correo, me crea el título de la nota y el contenido del correo se convierte en el contenido de la nota. Si le agrego algunos comodines al asunto del correo, Evernote puede detectar que etiquetas le quiero asignar a la nota y en que cuaderno la quiero guardar también.
 
Al arrastrar y soltar un cuaderno sobre otro, Evernote automáticamente me crea una pila (stack) de estos cuadernos y asigna como nombre de la pila, el nombre del cuaderno “destino” seguido de la palabra stack. Esto permite agrupar los cuadernos que tengan algún tipo de relación, y de esta manera organizar aún más los cuadernos y las notas dentro de Evernote. Esto es especialmente útil cuando utilizas Evernote como una herramienta para  gestionar proyectos, algo en lo que profundizaremos más en otro artículo.
 
En conclusión, he encontrado en Evernote, una herramienta que me permite ir a una forma de trabajo comúnmente llamada “paperless”, ya que actualmente escaneo prácticamente todos los documentos que llegan a mis manos y los que no deba mantener de forma física son eliminados una vez son digitalizados y almacenados en Evernote.
 
Tengo acceso a prácticamente toda la información que requiero de una forma ágil y precisa, y en cualquier momento que la requiera ya que Evernote almacena todo en la nube y puedo utilizarlo desde cualquiera de mis dispositivos o simplemente desde un navegador web también.
 
La estructura de notas, cuadernos, etiquetas y pilas con la que trabajo actualmente, me permite tener claridad en la información que tengo y acceder a ella fácilmente. Evernote es una excelente herramienta con la que puedo mejorar mi forma de trabajar, aumentar mi productividad, reducir mis tiempos muertos, y reducir la cantidad de espacio físico asignado a documentos y archivos.

Una pincelada sobre la Gestión de proyectos ágiles con Microsoft Sure Step Evolved

Basado en mi experiencia como jefe de proyectos en Chile, trabajando para una consultora especializada en la implementación de Microsoft Dynamics, pude comprobar que la implementación de proyectos bajo metodologías ágiles es una tendencia que están buscando las empresas de todos los rubros actualmente. Tuve la fortuna de implementar exitosamente más de una docena de proyectos, y en la mayoría de estos la tendencia fue trabajar con metodologías ágiles.

Actualmente Microsoft viene trabajando con una metodología que ellos desarrollaron llamada Microsoft Sure Step Evolved, enfocada en las implementaciones de proyectos de TI para la suite de productos Microsoft Dynamics, basada en el método iterativo, es una evolución de su metodología Microsoft Sure Step, la cual es una adaptación de la metodología en cascada.

La implementación de proyectos ágiles con la metodología Microsoft Sure Step Evolved, reduce la documentación y se enfoca principalmente en entregar incrementos de valor de producto con menores tiempos, aumentando la participación del cliente durante todos los ciclos de implementación del proyecto. Es importante resaltar que el involucramiento del cliente permite aumentar el éxito del proyecto, ya que satisface al máximo cada uno de los requerimientos del cliente incluídos dentro del alcance del proyecto, se mantiene la motivación y el nivel de participación del cliente, se reduce el doble trabajo y se optimizan al máximo los recursos, así mismo se fomenta una excelente relación cliente-proveedor que genera mejores frutos a futuro para ambas compañías manteniendo una relación a largo plazo.

El proceso de implementación con esta metodología se descompone principalmente en las siguientes etapas: diagnóstico, iniciación de proyecto, ejecución iterativa, estabilización, operación/despliegue y soporte.

Describiendo brevemente cada una de estas etapas podemos decir que durante la etapa de diagnóstico se establecen las metas del proyecto, se define el enunciado del trabajo y los términos contractuales; se realiza un bosquejo de toda la solución incluyendo los tiempos y el resultado deseado; se define la WBS general del proyecto y se formaliza la estructura del equipo de trabajo.

La etapa de iniciación de proyecto consiste en la preparación del proyecto en general, el involucramiento del equipo de trabajo para el proyecto, y en el caso de las implementaciones de Microsoft Dynamics, involucra también la preparación de los ambientes de configuración y pruebas, incluye igualmente el diseño del gobierno del proyecto y la reunion de inicio de proyecto.

En la etapa de ejecución iterativa se desarrolla el núcleo del proyecto ya que se define el estado de los futuros procesos de negocio, se definen y detallan los requerimientos funcionales, los datos y las integraciones necesarias. Así mismo, durante esta etapa se definen los diseños funcionales para los sistemas a implementar. En la etapa de ejecución iterativa se comienza con la construcción de la solución y comienza la interacción e iteración directa con el cliente.

Durante la etapa de estabilización se realizan todas las pruebas necesarias para comprobar la estabilidad del sistema implementado y su consistencia de acuerdo con las integraciones realizadas con otros sistemas. Es en esta etapa donde se realiza el mayor esfuerzo y trabajo en conjunto entre el cliente y la empresa que implementa el software para conseguir un sistema estable, funcional y que pueda satisfacer todos los requerimientos del cliente, planteados y acordados durante la definición del alcance del proyecto. Una vez que se han ejecutado y aprobado a satisfacción las pruebas del sistema implementado, así como también acordados los requerimientos que no podrán cumplirse dentro de las restricciones propuestas al proyecto, se realiza una reunion entre los representantes del cliente y de la empresa consultora para definir la puesta en operación del sistema implementado.

Operación, es la etapa en la cual se da la puesta en marcha del sistema implementado, se realizan las últimas pruebas de aceptación de los usuarios y se comienzan las capacitaciones a los usuarios finales y los administradores del sistema implementado. Una vez los usuarios están listos para comenzar a utilizar el nuevo sistema, se realiza la migración del sistema desde el servidor de configuración hacia el servidor definitivo en producción y comienzan los usuarios a trabajar en la nueva aplicación.

La etapa de soporte consiste principalmente en identificar nuevas necesidades del negocio o de los usuarios durante el uso del sistema implementado y planear posibles nuevos planes de trabajo y mejoras.

La metodología Microsoft Sure Step Evolved es un excelente acercamiento a la implementación exitosa de proyectos ágiles aportando en calidad y optimización de recursos para conseguir la satisfacción del cliente y obteniendo relaciones duraderas.

Mayor información en español: http://www.comunidad365.com/